Contadores forenses aplicam contabilidade, investigação e interpretação de documentos para quantificar dados financeiros, formar e fornecer “conclusões adequadas para o tribunal”. Seus serviços são procurados por seguradoras, advogados, empresas e outras organizações que buscam transformar informações financeiras complexas em informações precisas e concisas e se necessário, em provas convincentes.
Conversamos com Danielle Gardiner, CPA, CFF da Lowers Forensics International para entender algumas das situações em que os contadores forenses são solicitados a “entrar em campo”. Aqui estão cinco cenários comuns:
1. Due Diligences em Fusões e Aquisições
O papel de um contador forense em fusões e aquisições (M&A) é validar e confirmar que as informações financeiras apresentadas – geralmente pela empresa a ser adquirida – são precisas e significativas. Em termos mais diretos, os contabilistas forenses proporcionam tranquilidade às entidades envolvidas em M&A para que não tenham “surpresas” após o fechamento do negócio.
Danielle Gardiner diz que, ao realizar uma due diligence, “fazemos muitas perguntas” sobre as finanças da empresa. “Por exemplo, se o vendedor informa que ele tem $1 milhão em contas a receber, perguntamos: “Quantos anos têm esses créditos? Se eles tiverem mais de 90 dias, provavelmente não devem ser incluídos nos recebíveis ou pelo menos devem ser descontados em algum grau”, explica ela.
Os contadores forenses também testam a veracidade dos registros que são solicitados a examinar. No caso de Contas a Receber, isso pode significar rastrear uma compra específica, encontrar a transação em um sistema de PDV, ou mesmo ligar para um cliente para confirmar a transação.
Outra função que os contadores desempenham em M&A, é determinar a avaliação do negócio a ser adquirido. Isso pode ser feito usando uma gama de fórmulas, como índices financeiros (por exemplo, relação ativo/passivo), valor justo de mercado, ou múltiplos de uma base de ganhos.
Em outros casos, os contadores forenses são contratados por seguradoras para garantir que o segurado que elas representam esteja retratando com exatidão seus sinistros financeiros. Existe uma linha de cobertura denominada “Reps and Warranties” (Representações e Garantias) que indeniza tanto os compradores quanto os vendedores (dependendo do tipo de contrato) de custos imprevistos causados por eventuais violações das representações financeiras pelas partes. Se um vendedor alega ter um estoque no valor de $ 2 milhões e mais tarde o valor real é calculado em apenas $ 1.250.000, haveria uma reclamação de $ 750.000 sobre a representação”.
2. Investigações de Fraude
Quando a má conduta de um funcionário (por exemplo, roubo, falsificação, fraude) ocorre no local de trabalho, muitas vezes o empregador apresenta um pedido de indenização à sua seguradora sob sua apólice de seguro de fraudes corporativas (Fidelity Insurance). A companhia de seguros, por sua vez, contratará os serviços de um contador forense para validar se a fraude realmente ocorreu com base nos livros e registros e para investigar o impacto financeiro.
“Uma das primeiras coisas que faço é pedir a ficha de registro pessoal e comprovar que o segurado possui o registro oficial do funcionário em questão”, diz Danielle Gardiner. “O seguro contra fraudes corporativas normalmente cobre apenas funcionários, não pessoas sob contrato, outros terceiros ou autônomos”.
Dependendo da natureza da fraude, Gardiner diz que então ela começa a olhar para os livros e registros financeiros da empresa. Ela descreve um caso altamente incomum em que um contador relativamente novo foi suspeito de se apropriar indevidamente de fundos. “Quando investiguei as contas, encontrei uma conta inativa, que a empresa não usava mais, mas que nunca havia sido fechada”. Acontece que o contador havia feito depósitos na conta bancária inativa, erroneamente e sem saber”. O dinheiro estava na posse da empresa o tempo todo, e eles simplesmente não sabiam”.
Mais comumente, Gardiner diz que é capaz de identificar os métodos pelos quais o funcionário cometeu a fraude. “Já houve ocasiões em que um contador criou um funcionário fictício no sistema de folha de pagamento e começou a efetuar depósitos para si mesmo ou para um membro da família, a fim de desviar fundos”, observa.
Em outros casos, a pessoa que paga as contas pode perceber que utiliza o mesmo fornecedor de energia elétrica da empresa e começar a pagar sua conta pessoal de energia elétrica através da empresa. “Esses casos tendem a acontecer em escritórios onde não há o princípio da segregação de funções. A pessoa que paga as contas também está fazendo depósitos, aprovando faturas e administrando orçamentos”, explica Gardiner.
3. Roubo de Propriedade
Semelhante aos casos de fraude corporativa, as seguradoras tendem a recorrer a contadores forenses quando ocorre um sinistro de roubo de propriedade de um segurado. No entanto, ao contrário dos sinistros de fraude corporativa, os sinistros de roubo de propriedade comercial geralmente envolvem indivíduos mal-intencionados alheios à empresa, por exemplo, alguém que invade um escritório pelo telhado. “Normalmente, os criminosos estão à procura de dinheiro, mas eles podem levar eletrônicos ou outros bens se acharem que podem vendê-los facilmente na rua”, diz Gardiner.
Embora possa parecer simples calcular o valor de bens roubados, há muitas variáveis que os contadores forenses consideram a fim de chegar a uma avaliação justa. Em um caso, uma empresa teve uma grande quantidade de seu estoque roubado e levou duas semanas inteiras para repor o inventário faltante.
Em outros cenários, o roubo do estoque pode ter ocorrido no final de uma linha de produtos acabados, prontos para venda, mas guardados em uma prateleira. Gardiner explica: “Em alguns casos, o seguro indenizará o segurado pelo valor de venda dessas mercadorias, mas fará um ajuste a menor sobre os custos que não foram incorridos em conjunto com esses produtos, como custos de embalagem final ou de distribuição. Trabalhamos em conjunto com os reguladores de seguros para garantir que a correta valorização corresponda às definições da apólice de seguro”.
Outro fator que pode impactar uma quantificação justa dos danos é se a mercadoria roubada era, de fato, obsoleta e, portanto, tinha valor reduzido. Vamos analisar os logs de fabricação e compra, os respectivos balanços e registros contábeis gerais e outros registros financeiros para determinar custos de reposição ao determinar uma estimativa de danos.
4. Contabilidade de Sinistros de Interrupção de Negócios
Sinistros envolvendo Interrupção de Negócios (BI) ou Lucros Cessantes, normalmente chegam a empresas de contabilidade forense pelas companhias de seguros ou seus advogados. Entretanto, o segurado também pode contratar contadores forenses para preparar seu pedido de indenização em matéria de seguros. Um grande número de sinistros de BI tem origem em desastres naturais, tais como furacões, tornados ou incêndios florestais. Outros vêm de eventos cotidianos, como quebras de máquinas, recalls de produtos, incêndios no local de trabalho ou explosões.
Contadores forenses procuram mensurar a quantidade de renda que o negócio perdeu em função da interrupção. Esse processo é desafiador, pois muitos fatores influenciam neste valor. “Um negócio pode estar completamente fechado ou apenas parcialmente fechado”, diz Gardiner. “Um equipamento quebrado pode afetar 50% do negócio ou apenas 20%”.
O objetivo é entender quanto teriam sido as vendas e as despesas se o negócio não tivesse sido interrompido. “Analiso os livros e registros, incluindo demonstrações de resultados, analisando as tendências e médias mensais anteriores ao evento e comparando-as com os registros correntes durante o período de indenização”, observa ela.
Como ponto de partida, Gardiner diz que eles começam com as vendas reais e as subtraem das vendas projetadas para estimar o prejuízo. “Depois temos que deduzir quaisquer despesas variáveis, como custo dos produtos vendidos (CPV), comissões, inadimplência, folha de pagamento vinculada ou créditos recuperados”, são despesas que variam com as vendas.
Nosso trabalho é apurar qual teria sido o desempenho do negócio se esse evento não tivesse acontecido. Isso exige o entendimento das finanças antes do incidente, das finanças durante o período de indenização e dos limites da indenização, conforme definido pela apólice.
“Tento tranquilizar os segurados de que eles conhecem seus negócios melhor do que eu e que estou confiando neles para fazerem parte do processo”, observa Gardiner. “Uma vez que eles entendem isso, eles aceitam muito bem o processo”.
5. Suporte a Litígios
Contadores forenses quantificam regularmente os danos e/ou fornecem depoimentos como testemunhas especializadas em casos que envolvem litígios. Como tal, eles devem estar bem embasados nas regras dos tribunais federais e estaduais, leis civis e penais, diretrizes de preservação e retenção de documentos, regras de procedimentos de prova e outras questões legais. Em outras situações, podem estar envolvidos em casos de arbitragem ou resolução alternativa de disputas ou serem contratados por advogados como consultores.
Na maioria das vezes, eles são contatados por seguradoras, devido a um incidente direto ou questão sub-rogatória, bem como por advogados que representam outros cenários não relacionados a seguros, tais como recalls de produtos ou processos de divórcio.
Gardiner lembra-se do tempo em que foi contratada porque uma seguradora e seu segurado estavam tendo uma disputa legal sobre um sinistro de Risco do Construtor (Builder’s Risk Insurance). A situação envolvia tubulações subterrâneas que haviam funcionado mal em um prédio ainda em construção. Para estimar o prejuízo efetivamente incorrido, ela observa: “Vou olhar os contratos e encontrar os montantes relacionados à execução desses contratos. Continuarei aprofundando para isolar custos específicos e compará-los com as estimativas que foram fornecidas pelos fornecedores que fizeram os trabalhos iniciais, depois compará-las com as estimativas de reparo que estão sendo fornecidas pelos atuais fornecedores, entre outros documentos relacionados ao assunto em questão”. Ela diz que os contadores forenses às vezes trabalham com outros especialistas, tais como engenheiros, para obter mais informações sobre um caso.
Acredite nos números
Contadores forenses atuam de maneira independente. O objetivo deles é obter uma mensuração adequada para qualquer perda. Independentemente do assunto em questão, toda investigação é centrada em torno da determinação da verdade e do que é lógico. Nós ajudamos a escrever a história, ilustrada pelos números.
Para os cenários aqui apresentados, e muitos outros, um contador forense ao seu lado pode ajudar a trazer clareza à complexidade. Para saber mais sobre como a equipe da Lowers Forensics International pode lhe ajudar, vamos conversar. Contate Danielle Gardiner, CPA, CFF aqui.